Posté il y a 2 ans
Assistant(e) de Direction CDI Paris 14eme H/F
Dynamis-RH, spécialiste des métiers de la Comptabilité, Gestion, Paie, Ressources Humaines, Juridique et Digital/IT recherche pour l’un de ses clients, un(e) Assistant(e) de Direction CDI Paris 14eme H/F.
Description
Rattaché(e) à la Direction Générale Déléguée d'un gros groupe, vous optimisez la gestion d’activité (préparation de réunion, délégation de la gestion du calendrier et premier traitement des mails) du Directeur.
Vous assurez aussi le suivi de certains dossiers en délégation de votre hiérarchie.
A ce titre, vos activités principales sont les suivantes :
Secrétariat du Directeur :
• Organiser et coordonner pour le Directeur, la rédaction et la transmission des informations de la Direction
• Constituer les dossiers préparatoires, assister aux réunions, en assurer les comptes-rendus et suivre les dossiers correspondants,
• Frapper et présenter des notes et documents parfois à caractère confidentiel,
• Tenir l’agenda, gérer le planning de son responsable et alerter sur les échéances,
• Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques
• Assurer l’accueil physique des personnes reçues en rdv ou réunions,
• Préparer et suivre des dossiers courants en délégation de sa hiérarchie,
• Suivre et enregistrer les congés et absences du Directeur sur l’outil informatique dédié, et procéder à la validation des congés et absences des collaborateurs de la Direction par délégation de sa hiérarchie.
Traitement de l’information :
• Traiter, exploiter et suivre une partie des informations de la Direction tant à destination des managers que des différentes instances internes et organismes externes,
• Renseigner ou orienter toute demande d’information concernant le domaine d’activité de la Direction,
• Assurer les diffusions de notes émanant de la Direction vers les services de l’entreprise.
Gestion de dossiers :
• Veiller aux conditions matérielles de fonctionnement de la Direction (suivi budgétaire, commandes de matériels, …),
• Coordonner l’élaboration des tableaux de bord de la Direction,
• Préparer, suivre et coordonner certains dossiers spécifiques en délégation de sa hiérarchie (dossiers d’études, projets, suivi d’instances/comités…),
• Organiser des réunions, séminaires, salons…(réservations, convocations, relations prestataires externes)
Instances :
• Suivre des dossiers en relation avec les Présidents et Administrateurs (Conseils d’Administrations, Assemblées Générales Conseils de Surveillances…),
• Assurer le suivi administratif de différentes instances (bureaux, conseils d’administration, assemblée générales, conseils de surveillance, directoires),
• Préparer les ordres du jour, convocations et documents associés des conseils d’administration, assemblées générales, directoires,
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les procès-verbaux,
• Gérer l’organisation matérielle des réunions,
• Préparer des rapports d’activité et frapper des rapports d’orientation,
• Assurer le suivi de la réalisation d’audiovisuels.
Profil
De formation BTS Assistant de Manager/ de Gestion PME – PMI / de Direction, vous avez acquis une solide expérience au poste de Secrétaire- Assistant(e) de Directions.
Vos principales compétences sont :
- Vos qualités relationnelles et rédactionnelles afin de vous exprimer efficacement auprès de vos interlocuteurs
- Votre réactivité en adaptant votre comportement selon l'environnement, les missions et les interlocuteurs
- Votre sens de l'organisation afin d'optimiser l'utilisation de vos moyens dans le cadre de vos missions
- Votre sens de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Votre maîtrise des outils bureautiques
