Posté il y a 9 mois
Assistant(e) Services Généraux H/F
Dynamis-RH, spécialiste des métiers de la Comptabilité, Gestion, Paie, Ressources Humaines, Juridique et Digital/IT recherche pour l’un de ses clients, un(e) Assistant(e) Services Généraux H/F.
Description
Rattaché(e) au Responsable des services généraux, vous interviendrez sur les missions suivantes:
• Assurer l'accueil physique et la gestion de la Société et de ses filiales
• Assurer la prise de messages téléphoniques lors de l'indisponibilité des salariés et les retranscrire si nécessaire,
• Assurer la gestion des courrier entrants/sortants
• Gérer des dossiers et relations avec les organismes chargés du courrier, des expéditions et des courses,
• Assurer les réservations des billets de trains, taxis, avions, véhicules si nécessaire,
• Participer à la gestion des locaux et des moyens généraux du site en relation avec l’ensemble des intervenants (bailleur, entretien, sécurité…), aux travaux,
• Préparer et effectuer le suivi des bons de commandes achats des fournitures, de consommables, du matériel informatique et des téléphones portables, dans le respect des budgets et procédures établis,
• Participer au suivi global des achats de fournitures et l'ensemble des approvisionnements
• Aider à l’élaboration et au suivi du budget des services généraux de l’ensemble des reportings afférents au contrôle et la validation des factures,
• Collaborer à la relation et au suivi des prestataires (nettoyage, parc photocopieurs, etc.) et de la sécurité/incendie des bâtiments,
• Gérer la flotte de véhicules de sociétés et la facturation des téléphones mobiles et des cartes 4G,
• Participer aux études comparatives en vue d’améliorer l’activité du service
• Assister la Responsable des services généraux dans la gestion et au suivi des contrats qui engagent le Groupe dans tous les domaines rattachés aux services généraux,
• Mettre en place une contrathèque avec les outils de suivi et d’alerte nécessaires à la bonne exécution des contrats.
• Centraliser, classer et archiver les contrats fournisseurs et Clients pour les filiales du groupe
• Collaborer à l’organisation et la supervision de tout déménagement,
• Aider ponctuellement les services lors de surcharges ou d’absences,
Profil
L’urgence et les imprévus font partie de votre quotidien
Vous savez anticiper et faire preuve de réactivité
Vous êtes capable de travailler dans un délai contraint
Rigoureux et parfaitement organisé(e), vous savez gérer les priorités
Vous avez un bon relationnel et savez faire preuve de négociation et de persévérance
Vous êtes force de proposition et savez faire preuve de patience
Bac à Bac +2 de type Assistant de Manager ou assistant de direction, et plus généralement en assistanat ou gestion d’entreprise ou expérience dans le poste.
Expérience requise entre 1 et 5 ans
