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Office Manager anglais courant, secteur spectacle vivant, en CDI à Charenton-le-Pont H/F

Dynamis-RH, spécialiste des métiers de la Comptabilité, Gestion, Paie, Ressources Humaines, Juridique et Digital/IT recherche pour l’un de ses clients, un(e) Office Manager anglais courant, secteur spectacle vivant, en CDI à Charenton-le-Pont H/F.

Description

Vous êtes passionné.e par le secteur du spectacle vivant et avez un talent naturel pour la gestion administrative et l’office management ?

Dans le cadre d’un remplacement et d’une réorganisation de service, nous recrutons pour une société dynamique du secteur culturel un.e Office manager en CDI, avec un niveau d'anglais courant, disponible dès que possible vers Charenton-le-Pont. Un profil d’Assistant.e de Direction pourra également nous intéresser pour le poste.

Directement rattaché.e au gérant, vos missions seront essentiellement les suivantes :

ASSISTANAT DE GESTION :

1. Accueil : Accueil téléphonique et gestion du courrier.

2. Administration des productions et des sociétés du groupe :
- Suivi administratif des productions ;
- Gestion administrative des différentes sociétés du groupe.

3. Gestion de la Facturation et Relations avec les Experts-Comptables :
- Établissement et suivi de la facturation (2 par mois);
- Coordination avec les experts-comptables pour les diverses opérations financières.

4. Suivi des Assurances : Gestion des contrats d'assurance et suivi des sinistres éventuels.

ADMINISTRATION DES RH (environ 10% du poste, pour un volume de 17 salariés en interne) :

1. Gestion des Visas et Autorisations de Travail :
- Constitution et suivi des dossiers de demandes de visas pour les artistes;
- Traitement des demandes d'autorisations de travail, en relation avec la Préfecture et les ambassades.

2. Gestion des contrats de travail et administration du personnel :
- Établissement et suivi des contrats d'engagements des permanents et des intermittents;
- Établissement des DPAE;
- Suivi de la médecine du travail et de la mutuelle;
- Préparation des éléments variables de paies en collaboration avec la responsable des ressources humaines;
- Gestion des fins de contrats : traitement du courrier administratif, des attestations, des démissions, des mesures disciplinaires et des procédures de licenciement en relation avec le service juridique;
- Réponse aux questions des salariés liées à leur travail, leurs droits et leurs obligations.

3. Recrutement :
- Élaboration des fiches de poste et des offres d'emploi;
- Publication des offres, réception, classement et suivi des candidatures;
- Organisation des entretiens de recrutement;
- Gestion de l'arrivée et de l'intégration des nouveaux salariés.

4. Veille et Développement RH :
- Veille législative et réglementaire en matière de droit du travail et de sécurité sociale;
- Communication RH en interne et mise en place de nouveaux processus/actions de développement RH.

Cette liste est non-exhaustive. Des missions à plus forte responsabilité pourraient vous être confiées en fonction de vos appétences et de votre niveau d’expérience.

Profil

Issu.e d'une formation administrative, vous disposez d’au moins 5 ans d'expérience sur une fonction similaire, de préférence dans le secteur du spectacle vivant, et avec une bonne connaissance de la convention collective du spectacle vivant.

Vous disposez d’une connaissance approfondie du droit du travail et des pratiques du secteur, et disposez d'un niveau d'anglais courant, afin d'échanger avec un public international.

Autonome, rigoureux.se et organisé.e, vous savez faire preuve d’initiative et prendre des décisions.

Doté.e d’un bon esprit d’équipe, vous aimez travailler dans un environnement dynamique. Vous disposez de bonnes compétences relationnelles, d’un sens de la confidentialité aigu, et savez soutenir votre position avec diplomatie et tact.

Autres informations :
- Rémunération selon profil, comprise entre 2500 et 3000 net mensuel, sur 13 mois (soit entre 40 et 50K brut annuel),
- Volume horaire hebdomadaire de 40h, dont 5h comptées en heures supplémentaires,
- L’entreprise étant fermée du 26 juillet au 16 août inclus, une prise de poste pourrait être envisagée avant le 26 juillet, ou à partir du 19 août,
- Pas de télétravail.

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